코로나19가 장기화 하면서 비용절감은 기업에게 있어 선택이 아닌 필수가 됐다. 비용을 조금만 줄여도 기업 입장에서는 경쟁력을 키우는 데 큰 도움이 되는데 어느 부분에서, 어떻게 줄여야 할지 방법을 모른다. 일반적으로  비용절감은 기존 예산을 줄이는 것 또는 기업이 경영상 어려워졌을 때 받는 경영 컨설팅으로 이해한다. 하지만 비용전문가들은 관리부문의 문제를 알고 개선하면 비용 절감효과를 극대화할 수 있다고 말 한다. 사단법인 한국강소기업협회는 지난 21일 회원사들을 대상으로 비용절감 온라인 특강을 실시했다. 기업비용절감 컨설팅 회사인 동행365의 고경수 대표가 연사로 나섰고 컨설팅 사례를 토대로 실천 가능하고 효율적인 기업 비용절감 5가지 방안을 제시했다. 5회에 걸쳐 연재한다. <편집자 주>

기업들이 비용절감을 위해 아무리 좋은 대안을 제시해도 실행하는 주체는 해당 부서 또는 직원들이다. 직원들이 회사에 어떤 문제가 있어 비용이 줄지 않는다는 것을 보고 느껴야 만이 변화가 일어난다. 직원들의 자발적 협조 없이는 실제로 비용을 절감하는 게 어렵다.

제철관련 회사의 실제 사례다. 이 회사는 전국에 3개의 공장을 두고 있다. 3개의 공장에서 장갑 등 필요한 소모품을 제 각각 구매해서 사용하고 있었다. 제 각각 구매하다 보니 같은 장갑인데도 가격이 본사에서 구매한 것과 공장에서 구매한 것이 달랐다. 

심지어 가격이 20% 낮은 동일한 재질의 장갑이 있어도 기존의 구입한 곳만 고집하고 있었다. 팀장급 이상 20명의 임직원이 참석한 자리에서 이 같은 사실을 공개하고 개선하자고 했지만 큰 변화가 없었다. 소모품이 회사 전체 경비에서 차지하는 비중이 낮았기 때문이다. 그래서 특단의 대책을 강구했다. 현장 소모품 사용 현황을 사진을 찍어서 공개했다. 그리고 1년 동안 통합구매를 했을 경우 편익에 대해서 설명했다. 그제서야 직원들이 움직이기 시작하더라.

또 모 제조업체의 사례다. 회사나 공장에 가면 사용하고 남은 자재(불용자재)가 여기저기 널려져 있는 경우가 많다. 자재를 구매하면서 이미 원가에 반영했기 때문에 직원들은 대수롭게 생각하지 않는다. 이 회사도 자재를 사용하고 남았거나 모델 변경으로 오래돼서 사용하지 않는 불용자재가 많았다.

이 회사 역시 비용절감을 위해 특단의 대책을 강구했다. 분기에 한 번씩 불용자재 전시회를 열기로 했다. 시행 1년도 안돼 불용자재는 공장에서 찾아 볼 수 없게 됐고 환경도 쾌적해지는 1석2조의 효과를 거뒀다.

비용절감은 직원들이 눈으로 보고 느끼지 않으면 실행에 옮기기가 쉽지 않다. 전시회는 '아, 우리 공장이 실적으로 쓰지 않는 불용자재들이 꽤 많이 있구나'라는 것을 현장에서 보여줌으로써 낭비를 많이 줄인 대표적인 사례라고 할 수 있다.

이처럼 직원들의 자발적인 협동 없이는 비용절감은 실패한다. 비용절감은 과거보다는 현재와 미래를 봐야 한다. 비용절감 컨설팅을 할 때는 반드시 과거를 불문해달라고 요청한다. 비용절감 대안을 찾아내는 부서에 대해서는 인센티브를 주라고도 한다.

비용절감 대안 찾기는 '과거불문'과 '인센티브' 조건을 공지하지 않는다면 직원들의 저항에 부딪히게 된다. 그래서 기존 낭비에 대한 잘못, 추궁, 질책 반응보다 개선방안을 잘 실행하자는 긍정적인 반응이 필요하다.

비용절감은 실행 가능한 부분부터 시작해야 한다. 비용절감을 실행할 때 대부분 큰 비용이 들어가는 것부터 보게 된다. 물론 이 부분도 중요다. 하지만 큰 비용이 소모되는 것은 쉽게 개선되지 않는다. 비용이 많이 들어가는 만큼 이해 관계가 복잡하고 개선하기에는 복잡한 의사결정이 필요하는 등  시간이 많이 필요하다. 따라서 피로도가 쌓인다.

비용절감의 효과를 반감시키는 요인 중 하나다. 우선 반기 단위의 계획을 세워 금액 과다를 떠나 비용절감이 즉각적인 효과로 나타나는 부분에 대해서 먼저 실행해야 한다. 큰 비용이 들어가는 것 부터 개선하려고 하려면 직원들의 피로도가 가중되고 계획이 중간에 흐지부지된다.

직원들의 적절한 동기부여도 필요하다. 비용절감은 '갈택이어(竭澤而漁)'가 아니다. 갈택이어는 호숫가에서 물고기를 잡으려면 그물 또는 낚싯대 등 여러 가지 방법이 있는데 그저 고기를 잡을 생각에 호수 물을 다 말려버리면 당장은 물고기를 잡겠지만 미래에는 잡지 못한다는 것을 알아야 한다.

특히 미래 성장 동력을 훼손하는 비용절감은 금물이다. 만약 성장 동력에 도움이 된다면 비용을 더 쓰는 것을 권유해드리고 싶다. 비용절감은 '기업이 힘들어졌을 때 실행하는 것이 아닌 기업이 성장하는 과정에서 해야 하는 것'이라는 것도 강조하고 싶다. 

※ ③회는 ‘돈만 먹는 오버스펙을 찾아내라’를 소개합니다.