코로나19가 장기화 하면서 비용절감은 기업에게 있어 선택이 아닌 필수가 됐다. 비용을 조금만 줄여도 기업 입장에서는 경쟁력을 키우는 데 큰 도움이 되는데 어느 부분에서, 어떻게 줄여야 할지 방법을 모른다. 일반적으로 비용절감은 기존 예산을 줄이는 것 또는 기업이 경영상 어려워졌을 때 받는 경영 컨설팅으로 이해한다. 하지만 비용전문가들은 관리부문의 문제를 알고 개선하면 비용 절감효과를 극대화할 수 있다고 말 한다. 사단법인 한국강소기업협회는 지난 21일 회원사들을 대상으로 비용절감 온라인 특강을 실시했다.기업비용절감 컨설팅 회사인 동행365의 고경수 대표가 연사로 나섰고 컨설팅 사례를 토대로 실천 가능하고 효율적인 기업 비용절감 5가지 방안을 제시했다. 5회에 걸쳐 연재한다. <편집자 주>

기업들이 어떤 상품이나 서비스를 필요로 할 때 10곳 중 9곳은 제품의 용도와 사용빈도 등을 면밀히 따져보지 않고 오버스펙으로 구매한다.

회사에서 PC를 400대 정도 구매한다고 하자. 구매할 때에는 업무 성격에 맞춰 PC 스펙이나 사양 등을 고려해서 구매해야 한다. 그러나 현장에서 보면 대다수 기업들은 값비싼 고스펙의 PC를 일괄적으로 사들인다.

이럴 경우 PC를 대량 구매할 때 공급업체 간의 입찰 경쟁으로 발생하게 되는 비용 절감 효과도 누릴 수 없게 된다.

A 금융회사의 복합기 운용사례다. 이 회사는 복합기만 총 600대를 사용하고 있다. 최상급의 A3 복합기로 일괄 구매했다. 계약도 가장 높은 가격으로 일괄 했다. 각 부서별 업무 성격에 따라 복합기의 용도나 사용량이 다를 수 있는데 말이다.

비용을 줄이기로 하고 이 회사의 복합기 사용 1년 치 계약 조건을 들여다봤다. 이와 함께 각 부서별로 사용량을 전수 조사했다. 그 결과, 칼라 프린트를 1년에 100장도 안 쓰는데 연 1만장 이상 쓰는 조건으로 계약이 된 것을 발견했다. 고스펙 제품을 사용한 만큼 지불하는 비용도 높을 수 밖에 없었다.

부서별 사용량을 토대로 부서별로 계약 조건을 다시 만들었다. 13% 정도의 비용절감 효과를 가져 올 수 있었다. 복합기 숫자는 줄이지 않으면서 부서별 사용량에 맞게 재계약을 통해 얻어 낸 효과다.

반대로 비용을 줄이기 위해 저스펙의 제품을 구입해 추가비용을 지불하는 경우도 많다.

B 디자인 회사의 사례다. 이 회사는 브랜드 PC와 조립형 PC를 혼재해서 사용하고 있다. 주요 업무에 사용하기 위해 구입한 브랜드 PC는 시장가격 보다 낮은 좋은 조건으로 구매했고, 단순 업무에 사용하는 PC는 가격이 더 저렴한 조립형으로 구입해 초기 설치비용을 최대한 낮췄다.

처음에는 당장 비용을 낮춘 효과가 있었지만 문제는 1년뒤에 AS가 발생하면서 부터다. AS비용이 계속해서 발생했다. PC 구매 비용보다 설치 비용이나 AS 비용이 더 커지는 경우다.

대부분의 회사들이 오버스펙이나 저스펙의 제품을 구입해 비용을 지불하고 있다. 제품을 구입할 때 용도를 잘 파악해 구입하고 운용한다면 비용도 줄일 수 있다.

이를 히든 코스트(Hidden Cost)라고 부른다. 말 그대로 숨어있는 비용이다.

이것은 마치 '빙산의 일각'처럼 보여지는 부분은 적지만 그 밑에는 굉장히 큰 비용이 차지하고 있다. 단순하게 구매 비용이 적다고 해서 덜컥 구매하는 것이 아니라 운영비용이나 유지비용도 꼼꼼히 살펴봐야 한다. 기기 노후화로 인한 AS비용 등도 감안하지 않으면 자칫 배보다 배꼽이 더 큰 경우가 현장에서 발생할 수 있다.

이 같은 문제는 기업이 어떤 물품을 구매할 때 총소유 비용(TCO : total cost of ownership)으로 접근하지 않아 발생한다. 실제 눈에 보이는 비용뿐만 아니라 숨겨진 비용까지도 파악해야 하는 이유다.

※ ④회에서는 '계약서 관리를 철저히 하라'를 소개합니다