고경수 동행365 대표. 사진/ 동행365 
고경수 동행365 대표. 사진/ 동행365 

코로나19가 장기화 하면서 비용절감은 기업에게 있어 선택이 아닌 필수가 됐다. 비용을 조금만 줄여도 기업 입장에서는 경쟁력을 키우는 데 큰 도움이 되는데 어느 부분에서, 어떻게 줄여야 할지 방법을 모른다. 일반적으로  비용절감은 기존 예산을 줄이는 것 또는 기업이 경영상 어려워졌을 때 받는 경영 컨설팅으로 이해한다. 하지만 비용전문가들은 관리부문의 문제를 알고 개선하면 비용 절감효과를 극대화할 수 있다고 말 한다. 사단법인 한국강소기업협회는 지난달 21일 회원사들을 대상으로 비용절감 온라인 특강을 실시했다. 기업비용절감 컨설팅 회사인 동행365의 고경수 대표가 연사로 나섰고 컨설팅 사례를 토대로 실천 가능하고 효율적인 기업 비용절감 5가지 방안을 제시했다. 5회에 걸쳐 연재한다. <편집자 주>

기업마다 무수한 거래가 있다. 기업마다 다르겠지만 많은 거래가 작년에 이렇게 했으니 올해도 그대로 진행하는 경우다, 이 것은 평소 잘 알고 지내는 김사장과의 거래이고, 저 것은 절친한 선배하고 거래라는 식으로 얼버무리며 따져보지 않고 쉽게 넘어가곤 한다. 비용을 줄일려고 한다면 오래된 거래 일수록, 가까운 지인과의 거래일수록 반드시 들여다 볼 필요가 있다.

기업은 규모에 따라 많은 제휴업체들이 존재한다. 보통 1년 단위로 계약을 하고 별 문제가 없을 경우에는 재계약을 하고 그렇게 지속적으로 자동연장이 된다. 물론 큰 금액을 써야하는 재계약 항목이나 분야 등은 협상을 통해 좋은 조건으로 재계약을 한다. 하지만 금액이 크지 않은 거래들은 큰 문제가 없을 때에는 자동연장으로 계약을 하는 경우가 많다.

기업의 총 소유비용(TCO)을 분석해 보면 기업의 전체 연간 비용에서 계약서만 제대로 잘 지킬 수 있다면 비용의 2%를 절감할 수 있다는 통계가 있다. 실제로 현장에서 컨설팅을 진행하다 보면 계약서가 굉장히 많이 분산 되어 있다. 어떤 것은 1월, 또 다른 것은 12월. 계약기간을 다 재조정해서 3개월 내로 믂어 놓으면 어떠한 결과가 나올까.

재계약 2개월 전에는 회사의 모든 거래 계약서를 종합적으로 검토를 할 수 있게 된다. 최고경영자(CEO)는 재계약 시점이 도래했을 때 전체적으로 아주 꼼꼼하게 재계약 관련 부분들을 챙기면 상당한 비용을 줄일 수 있다. 전체 비용의 2%를 줄일 수 있고 관리비용도 최대 33~45%까지 줄일 수 있다. 

계약 만료 시점은 현재 조건을 평가하여 지출 비용을 재협상할 수 있는 최적의 타이밍이다. A인테리어 회사의 사례다. 이 회사는 출력 비용이 많이 발생한다. 한 업체와 10년 이상을 거래했는데 실무자들은 자기 비용이 나가는 게 아니다 보니 크게 신경을 안 쓰게 된다. 품질이나 딜리버리 등 일 하는데 있어 불편함이 없다면 바로 재계약을 하고 자동 연장하게 된다.

이 회사 컨설팅을 하면서 1년치 비용 지출과 출력물을 비교표로 만들고 조사해 봤다. 3개월 부분 요금이 과도하게 청구된 것을 발견했다. 오래된 거래관계다 보니까 거래선을 믿었고 크로스체킹 할 수 있는 시스템이 없다보니 이런 문제가 생겼다고 회사 실무자는 설명했다.

B공공기관의 사례도 비슷하다. 이 회사는 전자도서관 공사를 진행하면서 계약 사업비로 16억9900만원을 지출했다. 산출 내역서와 지출증빙서류가 굉장히 미비했다. 분석해보니 청구금액보다 3146만원의 과지급 처리가 발견됐다. 오래된 거래관계라 그동안 해오던 식으로 하다 보니까 이런 일이 발생한 것이다. 오래된 거래일수록 계약서 검토나 재계약을 신청하면서 꼼꼼하게 점검을 하지 않으면 이런 문제가 발생한다.

이것도 오래된 단기수의 계약으로 체결돼서 큰 비용이 나가는 것이 아니다보니까 신경을 덜 쓰다 보니 요금이 과도하게 지급된 사례였다. 재계약 시점에 맞춰서 기존에 거래관계에 있는 제휴사들의 계약서 재검토만 꼼꼼히 이뤄져도 상당한 비용을 줄일 수가 있다.

※ 마지막회에서는 '공간활용의 효율성을 따져봐라'를 소개합니다.

 

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